Requisitos obrigatórios e aspectos práticos das reuniões e assembleias societárias digitais

Por conta das restrições imposta pelas medidas governamentais de combate à pandemia do novo Coronavírus, o Governo Federal editou em 30 de março a Medida Provisória nº 931 que alterou o Código Civil, a Lei das Sociedade Anônimas e algumas outras normas. O objetivo da MP é de contornar alguns obstáculos e dificuldades práticas enfrentados pelas empresas para cumprir exigências da legislação societária por causa do isolamento social e restrição às atividades empresarias impostos pelos Estados e Municípios.

Entre as medidas previstas pela MP está a muito bem-vinda novidade de passar a permitir, independentemente de previsão específica em contrato ou estatuto social, o voto à distância.

Para tanto, no caso das sociedades limitadas e sociedades anônimas fechadas, foi alterado o Código Civil e a Lei das Sociedades Anônimas para permitir a participação e o voto à distância dos sócios/acionistas nas reuniões/assembleias, que deve se dar nos termos da regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração(“DREI”).

A regulamentação do assunto pelo DREI veio com a publicação, em 15 de abril, da Instrução Normativa nº 79 que, de forma bastante abrangente, trouxe os requisitos para que se possa convocar, realizar, participar e votar em reuniões/assembleias de sociedades limitadas e anônimas fechadas.

De início, a IN DREI 79 determina que o voto a distância somente poderá ser proferido em reuniões e assembleias de forma semipresencial ou digital.

Será semipresencial aquela reunião/assembleia em que os sócios/acionistas possam participar e votar presencialmente, no local físico de sua realização, mas também a distância. Já a forma digital ocorrerá quando todos os sócios/acionistas somente votem e participem a distância.

Independentemente da forma, se semipresencial ou digital, quanto à convocação, instalação e deliberação, essas reuniões/assembleias sempre deverão obedecer às normas previstas no contrato/estatuto social da sociedade e na legislação do seu tipo societário, ou seja, o Código Civil para as limitadas e a Lei 6.404/76 no caso das sociedades anônimas fechadas.

Além de observar as regras legais e contratuais/estatutárias, a convocação deve também obrigatoriamente informar de forma destacada que a reunião/assembleia será semipresencial ou digital e detalhar como os sócios/acionistas podem participar e votar a distância.

Essas informações poderão ser divulgadas de forma resumida na convocação desde que haja a indicação do endereço eletrônico na internet onde as informações completas estarão disponíveis, podendo ser, por exemplo no próprio site da empresa ou em uma pasta compartilhada em serviço de armazenamento em nuvem, como Dropbox, Google Drive ou outros congêneres.

A convocação também deve listar os documentos exigidos para que os sócios/acionistas ou seus eventuais procuradores sejam admitidos à reunião/assembleia semipresencial ou digital. O envio desses documentos deve ser feito previamente por protocolo eletrônico até 30 minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, sob pena de o sócio/acionista/procurador não poder participar da reunião/assembleia. Esse protocolo eletrônico será via email ou diretório em nuvem (Dropbox, Google Drive, etc.) informado na convocação 

Os documentos e as informações que devem ser disponibilizados previamente à realização da reunião/assembleia semipresencial ou digital além de observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei para cada tipo societário, deverão também ser disponibilizados por meio digital seguro, por exemplo, no site da empresa ou em diretório em nuvem.

O sistema eletrônico adotado pela sociedade para realização da reunião/assembleia semipresencial ou digital deve ser acessível a todos os sócios/acionistas e deve garantir:

  1. a segurança, a confiabilidade e a transparência do conclave;
  2. o registro de presença dos sócios/acionistas;
  3. a preservação do direito de participação a distância do sócio/acionista durante toda a reunião/assembleia;
  4. o exercício do direito de voto a distância do sócio/acionista, bem como o seu respectivo registro;
  5. a possibilidade de visualização de documentos apresentados durante a reunião/assembleia;
  6. a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos sócios/acionistas;
  7. a gravação integral da reunião/assembleia, que ficará arquivada na sede da sociedade; e
  8. a participação de administradores, pessoas autorizadas a participar da reunião/assembleia e pessoas cuja participação seja obrigatória.

Entretanto, a sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à internet dos sócios/acionistas, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.

A sociedade poderá terceirizar a administração e o processamento das informações nas essas reuniões/assembleias semipresenciais e digitais, mas permanece responsável pelo cumprimento do disposto na IN DREI 79.

A sociedade deverá manter arquivados todos os documentos relativos à reunião/assembleia semipresencial ou digital, bem como a gravação integral dela, pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.

A participação e a votação a distância dos sócios/acionistas ocorrerá mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

Caso a sociedade opte por adotá-lo, o boletim de voto a distância deve ser enviado ao sócio/acionista na data da publicação da primeira convocação para a reunião/assembleia semipresencial ou digital e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 dias antes da data da realização da AGE.

Todavia, o envio de boletim de voto a distância não impede o sócio/acionista de se fazer presente à reunião/assembleia semipresencial ou digital e de exercer seu direito de participação e votação durante o conclave, caso em que o boletim enviado será desconsiderado. 

A sociedade deve disponibilizar o boletim de voto a distância em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível na internet.

O boletim de voto a distância deve conter: (a) todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião/assembleia; (b)orientações sobre o seu envio à sociedade; (c) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do sócio/acionista/procurador; e (d) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

A descrição das matérias a serem deliberadas no boletim de voto a distância(a) deve ser feita em linguagem clara, objetiva e que não induza o sócio/acionista a erro; (b) deve ser formulada como uma proposta e indicar o seu autor, de modo que o sócio/acionista precise somente aprová-la, rejeitá-la ou abster-se; e (c) pode conter indicações de páginas na internet nas quais as propostas estejam descritas de maneira mais detalhada ou que contenham os documentos exigidos por lei.

Até 2 dias após o recebimento do boletim de voto a distância, a sociedade deve comunicar: (a) o seu recebimento, bem como que o boletim e eventuais documentos que o acompanham são suficientes para que o voto do sócio/acionistas seja considerado válido; ou (b) a necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto a distância ou dos documentos que o acompanham, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização.

Será considerado como presente na reunião/assembleia semipresencial ou digital aquele sócio/acionista (a) que a ela compareça ou nela se faça representar fisicamente; (b) cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou (c) que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade.

O local de realização das reuniões/assembleias semipresenciais será aquele endereço físico indicado na convocação. Já as reuniões/assembleias digitais serão automaticamente consideradas como realizadas na sede da sociedade.

Os livros societários aplicáveis e a ata da reunião/assembleia semipresencial ou digital poderão ser assinados isoladamente pelo presidente e secretário da mesa, que certificarão nesses documentos os sócios/acionistas presentes.

Ainda quanto à ata da reunião/assembleia, deve informar explicitamente que foi realizada de forma semipresencial ou digital. Ademais, quando não elaborada em documento físico, poderá ser assinada via certificado digital pelos membros da mesa, que declararão expressamente que a ata atende aos requisitos da IN DREI 79, além disso, devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento, pelos sócios/acionistas.

Por fim, a ata da reunião/assembleia semipresencial ou digital deve preencher todos os requisitos legais previstos pelo DREI para o seu registro, desde que não conflitantes com a própria IN DREI 79.

Em arremate, visando evitar lacunas, a IN DREI 79 determina que são aplicáveis às reuniões/assemblais semipresenciais e digitais, de forma subsidiariária e no que com elas forem compatíveis, as disposições legais e regulamentares relativas às reuniões/assembleias exclusivamente presenciais.

Como se vê, a IN DREI 79 foi bem exaustiva e cobriu todos os elementos necessários para regulamentar a participação e o voto à distância dos sócios/acionistas nas reuniões/assembleias.

Acredita-se que, apesar de adicionar mais elementos para que este tipo de ato societário se realize de forma legítima e legal, por sua facilidade e eficiência, as reuniões/assembleias semipresenciais ou digitais virarão uma prática comum pelas sociedades mesmo após passada a pandemia de Covid-19.

 

Aline Oellers Ferreira | aline.oellers@morcs.com.br

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